MATERI MANAJEMEN OPERASIONAL

                                        PERENCANAAN PERSEDIAAN SEDERHANA

PENDAHULUAN
                   Persediaan didefenisikan sebagai barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan dapat terbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses pada proses manufaktur, dan barang jadi yang disimpan untuk dijual. Persediaan memegang peran penting agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Tujuan perencanaan persediaan ialah untuk menemukan jawaban atas masalah-masalah tersebut. Sehubungan dengan itu pengendalian produksi mencakup perencanaan operasi produksi, pergerakan dan penyimpanan barang.

Berbagai Macam Masalah Persediaan
            Seperti telah dikemukakan, ruang lingkup pengendalian persediaan mencakup persediaan bahan baku, produksi missal suatu jenis komponen, barang dalam proses, serta persediaan produk akhir.
Masalah utama persediaan bahan baku adalah penetapan jumlah pesanan ekonomis. Model jumlah pesanan ekonomis berusaha menjawab pertanyaan: berapa jumlah dan kapan bahan baku dipesan agar ongkos pesan dapat minimal.
Persediaan menyebabkan ongkos dan perputaran modal terhambat, walaupun persediaan memungkinkan produksi dapat dijalankan secara ekonomis. Karena itulah maka persediaan harus direncanakan dan dikendalikan dengan sebaik-baiknya

Fungsi Persediaan
            Persediaan dan pengendalian persediaan berguna untuk menjadikan proses produksi dan pemasaran stabil. Persediaan bahan baku bertujuan untuk mengurangi ketidakpastian produksi akibat fluktuasi pasokan bahan baku. Persediaan penyangga dan komponen berguna untuk mengurangi ketidakpastian fluktuasi permintaan yang tidak dapat dengan segera dipenuhi oleh produksi mengingat untuk produksi dibutuhkan bahan baku

            Kebutuhan akan persediaan muncul karena adanya waktu ancang antar operasi yang berurutan, waktu ancang pembelian bahan, atau waktu ancang pendistribusian barang dari titik produksi ke titik pemasaran. Jika waktu ancang ini diketahui maka tidak akan timbul masalah.
Kebutuhan akan persediaan muncul karena adanya waktu ancang antar operasi yang berurutan, waktu ancang pembelian bahan, atau waktu ancang pendistribusian barang dari titik produksi ke titik pemasaran. Jika waktu ancang ini diketahui maka tidak akan timbul masalah.
 
 MODEL PERENCANAAN PERSEDIAAN
           Selama pembelian atau pembuatan  produk, terdapat elemen-elemen ongkos yang harus diminimasi secara keseluruhan. Hal yang harus dipertimbangkan adalah jumlah material yang dibeli atau dibuat, yang harus diusahakan sedemikian rupa agar ongkos total persediaan menjadi sekecil mungkin

Data Masukan
Data yang dibutuhkan untuk merencanakan jumlah/periode pemesanan barang ialah:
a.    Total kebutuhan bahan tersebut selama satu periode. Total kebutuhan bahan ini diturunkan terutama dari jadwal induk produksi. Jika jumlah barang yang diproduksi sama dengan peramalan permintaan, maka kebutuhan bahan diturunkan dari peramalan
b.    Data ongkos-ongkos, yang apabila diperinci lebih lanjut akan terdiri dari:

b.1. Harga (P). Nilai suatu item adalah harga beli jika didapatkan dari pemasok di luar perusahaan, atau biaya produksi per unit item jika item itu didapat dari dalam perusahaan.

b.2. Biaya Modal (ip), merupakan jumlah yang diinvestasikan dalam bahan dan tidak dapat diinvestasikan dalam bentuk lainnya sebelum bahan tersebut jadi dan terjual. Jika uang diinvestasikan di bank maka dapat diharapkan pengembalian investasi atas uang itu

b.3. Ongkos Simpan ( H = Holding Cost ), merupakan ongkos yang timbul akibat menyimpan suatu item persediaan. Dalam pembahasan ini ongkos simpan dinyatakan dalam bentuk persentase dari nilai barang. Dalam kategori ongkos simpan ini tercakup:
•    Ongkos fasilitas penyimpanan. Bangunan harus dibeli atau disewa. Biaya fasilitas penyimpanan dibebankan annual terhadap item yang disimpan
•    Pemindahan, merupakan ongkos untuk memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan
•    Depresiasi, merupakan penurunan nilai item barang yang disimpan akibat kerusakan yang tidak ditanggung asuransi seta akibat keusangan
•    Asuransi, yaitu biaya untuk menjamin item barang yang disimpan, biasanya tergantung pada nilai rata-rata barang yang disimpan
•    Pajak. Beberapa negara menetapkan pajak atas barang yang disimpan. Misalnya pada perusahaan dealer mobil, maka mobil yang disimpan dalam show room dikenai pajak

b.4. Ongkos Pesan ( O = Order Cost ). Pengadaan bahan, baik dari luar perusahaan maupun dari dalam perusahaan, tetap membutuhkan ongkos. Dalam hal item persediaan yang dipesan dari luar perusahaan, ongkos pesan mencakup ongkos tetap pemesanan item barang ke pemasok serta ongkos variabel untuk menyiapkan dan melaksanakan pemesanan tersebut.

b.5. Ongkos Kesempatan ( Opportunity Cost ) merupakan ongkos-ongkos akibat ketiadaan persediaan. Salah satu ongkos kesempatan ini misalnya adaah biaya tambahan yang timbul untuk memenuhi pesanan secara mendadak.

Model Persediaan Bahan Baku dengan Laju Permintaan Tetap: Economic Order Quantity ( Jumlah Pesanan Ekonomis )
Tingkat pemesanan yang meminimasi biaya persediaan keseluruhan dikenal sebagai model EQQ.
Model Persediaan dengan Permintaan Tak Tetap
EQQ didasarkan pada asumsi laju permintaan bahan yang sudah diketahui dan konstan. Jika permintaan bahan tidak konstan, model EQQ tidak dapat diterapkan dengan sempurna. Tiga pendekatan untuk mengatasi masalah tersebut ialah:
a.    Menggunakan pendekatan EQQ yang didasarkan atas permintaan rata-rata; tetapi solusi yag dihasilkam dapat sangat mahal.
b.    Menggunakan algoritma Wagner-Whitin tetapi perhitungannya agak sukar;
c.    Menggunakan metode heuristik Silver-Meal yang kurang akurat tetapi agak mudah

Perencanaan Persediaan Komponen
Kondisi pengadaan bahan baku secara mendadak hanya mungkin terjadi apabila bahan baku dibeli dari pemasok di luar perusahaan. Dalam kondisi bahan baku/ komponen harus dibuat sendiri di dalam perusahaan, maka kebutuhan material tidak mungkin dipenuhi secara mendadak.

Persediaan Barang dalam Proses
Model untuk menghitung tingkat persediaan penyangga barang dalam proses merupakan model probabilistik, yang tergantung pada probabilitas kerusakan mesin pertama ( mesin A ). Jumlah persediaan penyangga yang optimal dihitung berdasarkan minimasi jumlah ongkos simpan dan biaya modal sebagai akibat persediaan penyangga, serta ongkos yang diakibatkan oleh tertundanya pekerjaan mesin B sebagai akibat kerusakan mesin A2.

PENGENDALIAN PERSEDIAAN
             Pada pembahasan sebelum ini diulas beberapa model dasar perencanaan persediaan, yaitu persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan komponen. Terdapat beberapa keadaan yang memerlukan perhatian: jika besaran yang digunakan dalam rencana jumlah persediaan ideal berubah maka solusi optimalnya juga berubah. Selanjutnya dibahas penerapan konsep pengendalian persediaan dalam kegiatan aktual perusahaan.

Evaluasi Akibat Perubahan Ongkos
               Model perencanaan persediaan dikembangkan dengan didasarkan atas ongkos yang relatif tetap. Perlu diperhatikan perubahan elemen ongkos terhadap jumlah pesanan maupun produksi ekonomis. Karena EQQ/EPQ berbanding lurus dengan akar D ( kebutuhan ) dan O ( ongkos pesan/setup), jika terjadi peningkatan kebutuhan atau ongkos pesan/ setup, maka EQQ/EQP ikut naik; dan demikian pula sebaliknya.
Perubahan harga menjadikan jumlah pesanan bahan atau produksi komponen berubah. Untuk itu diperlukan suatu alat pemantau sehingga perubahan harga dapat diikuti segera dengan perubahan EQQ/EPQ.

Pengaruh Waktu Ancang
               Dalam kondisi ideal itu berdasarkan pemenuhan kebutuhan dilakukan seketika, tepat pada saat tingkat persediaan mencapai nol. Dalam kondisi aktual, pemenuhan kebtuhan seketika tidak mungkin dilakukan. Selalu dibutuhkan waktun ancang ( = lead time ) untuk memenuhi permintaan. Waktu ancang adalah waktu yang diperlukan dari mulai pesanan dilakukan sampai bahan baku diterima dan siap untuk digunakan. Dalam konsep waktu ancang ini terkait pula saat pemesanan kembali.

Persediaan Pengaman
              Risiko kehabisan bahan disebabkan oleh variasi kebutuhan atau waktu ancang. Kehabisan bahan dapat disebabkan oleh kebutuhan yang lebih besar, waktu ancang yang lebih panjang, atau peningkatan kebutuhan ditambah dengan kelambatan pengiriman

    Cara untuk meghindarkan kehabisan persediaan adalah dengan menyediakan persediaan pengaman. Persediaan pengaman ini jelas akan meningkatkan ongkos persediaan. Masalah selanjutnya ialah menentukan tingkat persediaan pengaman yang menyeimbangkan ongkos oportunitis akibat kehabisan bahan terhadap ongkos simpan persediaan pengaman.

Sistem Persediaan ABC
             Perhatian kita pada saat ini terpusat pada bagaimana memodelkan sistem persediaan yang akan meminimasi ongkos sistem yang terdiri atas ongkos simpan, ongkos pesan dan biaya modal. Hasil optimasi tersebut digunakan untuk mengembangkan kebijaksanaan persediaan.

          Dalam sistem persediaan dengan item yang besar jumlahnya, seperti misalnya pasar swalayan atau toko kelontong, akan terdapat beberapa kebijaksanaan persediaan. Berbagai kebijaksanaan itu mungkin akan menjadikan ongkos persediaan aktual menjadi jauh lebih optimal

Aplikasi Model Perencanaan Persediaan
           Model EQQ ialah model dasar yang diturunkan dari kondisi ideal. Penerapan EQQ dalam suatu perusahaan disebut sebagai teknik jumlah pesanan dan waktu pemesanan yang tetap. Dalam kondisi aktual, kebijaksanaan ini jarang dapat terlaksana dengan sempurna karena adanya variasi laju kebutuhan dan saat pemenuhan kebutuhan. Secara operasional, perusahaan dapat memilih untuk melakukan salah satu dari dua kebijaksanaan persediaan berikut ini: jumlah pesanan yang tetap ( Pola Q ) atau periode pesanan yang tetap ( Pola P )

Aturan pemesanan kembali untuk kedua kebijaksanaan itu diyatakan sebagai berikut:
a.    Aturan Pemesanan Ulang dengan Jumlah Tetap. Pesan ulang sejumlah barang dalam jumlah tetap apabila persediaan menccapai keadaan tingkat persediaan ditambah bahan yang telah dipesan tetapi belum diterima sama dengan ekspektasi pemakaian bahan selama waktu ancang ditambah persediaan pengaman.
b.    Aturan Pemesanan Ulang dengan Periode Tetap. Pesan ulang barang sejumlah selisih tingkat persediaan aktual dan persediaan maksimum yang diinginkan ditambah ekspektasi pemakaian selama waktu ancang dan dikurangi dengan jumlah yang telah dipesan tetapi belum diterima. Peanan ini dilakukan dalam periode tetap

KESIMPULAN
              Bab ini membahas beberapa model persediaan sederhana. Model ini diaplikasikan untuk perencanaan dan pengendalian persediaan item-item yang terpisah. Persediaan sendiri pada dasarnya terdiri atas persediaan produk jadi, persediaan barang dalam proses, persediaan komponen, serta persediaan bahan baku.

             Manfaat persediaan barang dalam proses, komponen, dan bahan baku adalah untuk menjaga stabilitas produksi agar jika terjadi fluktuasi pemasokan bahan baku atau kerusakan mesin maka produksi dapat terus berjalan. Di lain pihak, tingkat persediaan juga menyebabkan adanya sejumlah modal yang berputar secara lambat, karena uang yang tertanam dalam persediaan baru cair setelah produk jadi diterima oleh konsumen. Untuk itu diperlukan model yang dapat menghitung tingkat persediaan optimal dengan memperhatikan kendala-kendala yang dihadapi.

           Model persediaan bahan baku dibagi menjadi model persediaan bahan baku dengan permintaan konstan dan model persediaan bahan baku dengan permintaan yang berfluktuasi. Model persediaan bahan baku ini ditunjukkan untuk mencari tingkat persediaan optimal dengan kriteria biaya modal ditambah ongkos pesan ditambah ongkos simpan yang minimal.

         Untuk menghitung tingkat persediaan komponen yang optimal digunakan model EPQ. Komponen ialah masukan bagi produksi tetapi pasokannya dihasilkan dari dalam perusahaan. Tujuan model EPQ adalah mencari tingkat produksi komponen yang meminimasi ongkos total persediaan komponen yang terdiri atas biaya modal, ongkos setup produksi dan ongkos simpan Sementara itu persediaan barang dalam proses diadakan sebagai penyangga antarproses produksi untuk menjaga kstabilan produksi jika terjadi kerusakan mesin produksi pada suatu lintasan. Hasil perhitungan perencanaan persediaan ini bukan merupakan suatu kerangka yang tetap. Masih terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu evaluasi perubahan elemen ongkos, waktu ancang pengiriman, serta penyediaan pengaman untuk mengatasi fluktuasi produksi atau pemasokan bahan baku.

           Dalam penerapan EQQ, perusahaan dapat menggunakan dua pendekatan, yaitu pola P ( pola pemenuhan bahan baku dengan menggunakan periode pemesanan tetap) atau Pola Q ( pola pemenuhan kebutuhan bahan baku dengan menggunakan jumlah pemesanan tetap)